Client Privacy Policies

Privacy Notice for Clients and Their Representatives

Data Controller:
Business Performance Institute S.r.l. (BPI)
P.IVA 10045050019
Corso Giacomo Matteotti, n. 12
10121 Torino

Contact details:
Email: privacy@bpilearn.com
Tel. +39 0110609055

All personal data exchanged between BPI and the Client or the Client’s representatives in the course of performing the contract will be processed solely for the purpose of managing the contract and complying with applicable law.

By Client representatives we mean the Client’s employees, collaborators or other contacts who communicate with BPI on behalf of the Client.

The data will be processed in accordance with the principles of lawfulness and fairness, ensuring the confidentiality and rights recognised in compliance with the appropriate security and data protection measures set forth by EU Regulation No. 2016/679, hereinafter the “GDPR”, and the Italian Privacy Code.

1. What Data Do We Process? How is it processed?

BPI receives personal data from the Client (either their own data or that of their representatives) for the purpose of taking any pre-contractual measures or for the execution of the contract. For ease of reference, such representatives will hereinafter be referred to as the “Data Subject.”

Specifically, BPI receives from the Client and processes the following personal data of the Data Subject: first name, last name, telephone number, e-mail address, and, more generally, the contact details and data relating to the professional role.

In the event of any change to the personal data, the Client will promptly inform BPI of the updated information.

BPI will process the data only to the extent strictly necessary in relation to the purposes described below and as required by law. BPI processes personal data in both digital and paper format. No automated decision-making or profiling activities are carried out.

2. Why and How Do We Process Personal Data?

The Data Subject’s personal data will be processed for the following purposes:

a) To provide the services set out in the contract and organize the related activities, including the actions necessary prior to entering into the contract, such as preparing and sending quotes or other requested information;

b) Optional customer satisfaction questionnaire, to collect feedback and thereby monitor and improve the services offered as much as possible;

c) Sending commercial and promotional communications regarding BPI’s activities (soft spam);

d) Remain in contact to explore potential future mutual opportunities (data will be stored until a deletion request is made by the data subject);

e) Management of disputes;

f) Administrative and accounting management of the contract;

g) Fulfilment of any legal obligations.

Processing of personal data under point a) is necessary for the performance of the contract. If the required personal data is not provided, we will not be able to carry out the activity. Processing under points b), c), d), and e) is carried out based on BPI’s legitimate interest. You may object to such processing as described in paragraph 6.

Processing under points f) and g) is carried out to comply with legal requirements.

3. Who Do We Share Personal Data With?

The Data Subject’s personal data may be shared with:

• individuals authorized by BPI to process personal data, subject to a confidentiality agreement (e.g., BPI employees and collaborators);
• consultants and financial institutions for accounting and administrative purposes;
• Foreign branches and affiliated companies, contractors or subcontractors that collaborate, even partially, in the performance of the activities, some of which act as Data Processors (a full and updated list of processors is available upon request from BPI, contact details above);
• the Client itself for the purposes of verifying and reporting on the training activity as provided for in the contract;
• law firms and competent authorities for the management of disputes or for the protection of the BPI’s rights;
• any entities, bodies, or authorities to whom personal data must be communicated for legal requirements or orders issued by authorities.

BPI transfers personal data outside the EU only to subjects that ensure security measures equivalent to  those required by the GDPR,based on appropriate safeguards pursuant to Articles 44–49 GDPR (e.g. Standard Contractual Clauses or adequacy decisions). Further details are available from BPI.

4. How do we use Artificial Intelligence?

BPI may use Artificial Intelligence (“AI”) systems as operational support tools to enhance the quality, efficiency, and innovation of its services. Such systems are used under human supervision and never as substitutes for professional judgment or responsibility. AI may assist in data analysis, content generation and refinement, brainstorming, insight extraction, and the personalization of training or consulting materials. All outputs are reviewed and approved by qualified BPI personnel. AI providers act as data processors.

Data is not used by providers to train or improve their AI models, unless the data subject has given separate consent when required.

5. How Long Do We Keep Personal Data?

Personal data will be retained only for as long as necessary to achieve the purposes for which they were collected, in accordance with the data minimization principle.

Personal Data will be kept for as long as needed to carry out the activities under the contract. In any case, the data may be retained for an additional 10 years as foreseen by the applicable law (Article 2946 of the Italian Civil Code). Further details are available from BPI.

6. Data Protection Rights: What They Are and How to Exercise Them

The Data Subject has the right to request from BPI, at any time, access to their personal data, as well as its update, rectification, integration, or erasure. The Data Subject may also request restriction of processing or obtain their personal data in a structured, commonly used, and machine-readable format, in the cases provided for by Article 20 of the GDPR.

In relation to processing activities based on Legitimate Interest (points b–e), the Data Subject has the right to object at any time for reasons related to their particular situation. In such cases, BPI will refrain from further processing the data, unless they can demonstrate compelling legitimate grounds that override the Data Subject’s rights.

We also inform you that the Data Subject has the right to object to the data processing, pursuant to Article 21 of the GDPR on legitimate grounds, either initially or upon subsequent communications relating to such processing. Requests must be submitted in writing to BPI at the contact details indicated above.

In any case, the Data Subject has the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority (the Italian Data Protection Authority – Garante per la Protezione dei Dati Personali), pursuant to Article 77 of the GDPR, if they believe that the processing of their personal data is in breach of the applicable legislation.

Informativa privacy per i Clienti ed i loro referenti

Titolare del trattamento:
Business Performance Institute S.r.l. (BPI)
P.IVA 10045050019
Corso Giacomo Matteotti, n. 12
10121 Torino

Dati di contatto:
Email: privacy@bpilearn.com
Tel. +39 0110609055

Tutti i dati personali che verranno scambiati fra BPI e il Cliente o i referenti del Cliente nel corso dello svolgimento del Contratto saranno trattati solo per gestire il contratto e rispettare la normativa. Per referenti del Cliente intendiamo i dipendenti, collaboratori o altri contatti del Cliente che comunicano con BPI per conto del Cliente.

 Il trattamento dei dati avverrà secondo principi di liceità e correttezza ed in modo da tutelare la riservatezza e i diritti riconosciuti, nel rispetto di adeguate misure di sicurezza e di protezione dei dati, previsti dal Regolamento UE n. 2016/679 (di seguito anche solo “GDPR”) e dal Codice Privacy.

1. Quali dati trattiamo? Come vengono trattati?

BPI riceve i dati personali dal Cliente (propri o dei suoi referenti) per eventuali misure precontrattuali o l’esecuzione del contratto. Per praticità, di seguito si farà riferimento ai referenti del Cliente con il termine “Interessato”.

Nello specifico, BPI riceve dal Cliente e tratterà i seguenti dati personali dell’Interessato: nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail ed in generale i dati di contatto e dati relativi al ruolo professionale.

In caso di modifica il Cliente si impegna a comunicare senza ritardo a BPI i dati aggiornati.

BPI tratterà i dati soltanto nella misura in cui siano indispensabili in relazione alle finalità di seguito indicate ed obbligatori per disposizioni di legge. BPI tratta i dati personali in formato sia digitale che cartaceo. Non è presente un processo decisionale automatizzato né vi è alcuna attività di profilazione.

2. Perché trattiamo i dati personali?

I dati personali dell’Interessato saranno trattati per le seguenti finalità:

a) Offrire i servizi previsti dal contratto e organizzare le relative attività, incluse le azioni necessarie prima della conclusione del contratto, come l’elaborazione e l’invio di preventivi o altre informazioni richieste;

b) questionario facoltativo di customer satisfaction, per raccogliere l’indice di gradimento e quindi monitorare e migliorare il più possibile i servizi offerti;

c) L’invio di comunicazioni commerciali e promozionali delle attività di BPI (soft spam);

d) Restare in contatto per esplorare opportunità future reciproche (dati verranno conservati fino a richiesta di cancellazione da parte dell’interessato)

e) gestione del contenzioso;

f) gestione amministrativa e contabile del contratto;

g) assolvimento eventuali obblighi di legge;

Il trattamento a) è necessario per l’esecuzione del contratto. Nel caso in cui non vengano i forniti i dati personali richiesti, non potremo procedere con l’attività. I trattamenti b), c), d) ed e) sono effettuati per un interesse prevalente di BPI. Potrai opporti al trattamento con le modalità indicate al paragrafo 6. I trattamenti f) e g) sono effettuati in adempimento alle prescrizioni di legge.

3. A chi comunichiamo i dati personali?

I Dati Personali dell’Interessato potranno essere condivisi con:

• persone fisiche autorizzate da BPI al trattamento di dati personali previa sottoscrizione di un accordo di riservatezza (es. dipendenti e collaboratori di BPI);
• consulenti e istituti di credito per finalità contabili-amministrative,
• filiali estere e società collegate, società appaltatrici in caso di affidamento dei lavori, anche parziali, ad imprese esterne, alcuni dei quali agiscono in qualità di responsabili del trattamento (per l’elenco completo ed aggiornato dei responsabili invitiamo a contattare BPI ai recapiti sopra indicati);
• il Cliente stesso per finalità di verifica e rendicontazione dell’attività formativa come previsto dal contratto;
• studi legali e autorità competenti per la gestione di eventuali contenziosi o la tutela dei diritti di BPI
• soggetti, enti o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.

BPI trasferisce i dati personali fuori dall’UE unicamente verso soggetti che garantiscono misure di sicurezza pari a quelle richieste dal GDPR, sulla base di adeguate garanzie ai sensi degli articoli 44–49 del GDPR (ad esempio Clausole Contrattuali Standard o decisioni di adeguatezza). Maggiori informazioni presso BPI.

4. Come utilizziamo l’intelligenza Artificiale?

BPI può utilizzare sistemi di Intelligenza Artificiale (“AI”) come strumenti di supporto operativo per migliorare la qualità, l’efficienza e l’innovazione dei propri servizi. Tali sistemi sono impiegati sotto supervisione umana e non sostituiscono mai il giudizio o la responsabilità professionale. L’AI può supportare l’analisi dei dati, la generazione e revisione di contenuti, l’elaborazione di idee, l’estrazione di insight e la personalizzazione di materiali formativi o consulenziali; tutti i risultati sono rivisti e approvati da personale qualificato di BPI.

I fornitori di provider di AI operano , in qualità di responsabili del trattamento.

I dati non vengono utilizzati dai fornitori per addestrare o migliorare i propri modelli di AI, salvo diverso consenso dell’interessato quando necessario.

5. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

I Dati Personali del Cliente saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando il principio di minimizzazione. In ogni caso, i Dati Personali saranno conservati per il tempo necessario per l’esecuzione delle prestazioni previste nel contratto. È fatto salvo in ogni caso l’ulteriore conservazione di 10 anni prevista dalla normativa applicabile (art. 2946 Cod. Civ.). Maggiori informazioni sono disponibili presso BPI.

6. I diritti privacy: quali sono e come esercitarli

Il Cliente ha diritto di chiedere a BPI, in qualunque momento, l’accesso ai propri Dati, l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, di richiedere la limitazione al trattamento o di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che riguardano l’interessato stesso nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR.

In relazione ai trattamenti basati sul Legittimo Interesse (punti b-e), l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento per motivi connessi alla sua situazione particolare. In tal caso, BPI si asterrà dal trattare ulteriormente i dati, salvo la dimostrazione di motivi legittimi cogenti che prevalgano sui diritti dell’Interessato.

Informiamo, inoltre, che l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento dei dati, ai sensi dell’art. 21 del GDPR, per motivi legittimi, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni a tale trattamento. Le richieste vanno presentate per iscritto a BPI ai recapiti indicati in epigrafe. In ogni caso l’interessato ha sempre diritto di presentare reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa in vigore.