Privacy policy HLP

Privacy Policy on the processing of personal data

BUSINESS PERFORMANCE INSTITUTE S.R.L. (“B.P.I.”), owner of this application (“App“), intends to inform those who use the App through cell phone or tablet, as employees/collaborators (the “Users“) of the clients of BPI who have purchased the service “Heroic Leadership Program” (the “Service“), about the purposes and methods of collection of personal data entered by the Users or however referred to them and this in compliance with Art. 13 of the EU Regulation 2016/679 (“GDPR“)

The data acquired through the use of the App are the following (the “Personal Data“):

• Name
• Surname (not indicated in the application but used in the coding file for the processing carried out by the data controller)
• Reference company (indicated in a pseudonymized manner, represented by code within the application)
• Identification codes (username and password)
• Self-assessment data entered by the user
• Objectives set by the user 
• User annotation

Controller. The data controller is the company BUSINESS PERFORMANCE INSTITUTE S.R.L., with registered office in Turin, corso Matteotti 12.

Purposes and legal basis of data processing. The processing of the User’s Personal Data has the exclusive purpose of carrying out the functions for which this App has been developed, that is, to allow each User to carry out a self-assessment of the daily work energy levels achieved on the basis of the objectives that each User sets daily to accomplish, as well as to monitor progress of work energy levels achieved.

This processing does not require consent from the User, as what makes it lawful is the execution of a contractual obligation of the Data Controller towards the customer who purchased the Service, and this in accordance with Article 6.1, letter b) of the GDPR.

Therefore, Personal Data will not be used for additional purposes, including tracking or direct marketing purposes.

Modality of data processing. Personal Data will be processed in paper and electronic form, in compliance with the above-mentioned law, using security measures to ensure their confidentiality and to avoid loss, destruction, modification, unauthorized access or unauthorized disclosure of Personal Data. More specifically, since the App will be hosted on servers of third-party providers of BPI, in cloud mode, the User’s Personal Data will be pseudonymized, so that the information entered by the User cannot allow the identification of the User.

Moreover, in the execution of the services object of the Service, the Personal Data of self-assessment with respect to the objectives and eventual notes inserted by the User will be known only by BPI employees and collaborators who will be involved in the Service for the one-to-one and group coaching activities with the User and will not be made accessible to the clients of which the User is an employee or collaborator, if not in aggregate form and, therefore, totally anonymous.

The Personal Data will be deleted once the purpose of their collection has been fulfilled and, therefore, after the termination of the contract with the client and, in any case, at the latest within the term of 2 (two) years from such termination if a further period will be agreed upon with the client in which the User can continue to use the App to consult the previous data.

Subjects involved in the data processing. The Personal Data are processed by the Data Controller, through its partners and through its employees and collaborators formally authorized to the processing who are properly trained and made aware of the constraints imposed by the legislation on the processing of personal data. 

Personal Data will not be disclosed in any way, but may be known by the following categories of recipients for the performance of the App’s functionalities, or in any case for reasons related to the use of the App by Users, regardless of whether or not such recipients are appointed as data processors:

a) companies in charge of the management of the App and its functionalities through their data centers;

b) company in charge of the development and maintenance of the App;

c) other Users belonging to the same edition of the program;

d) law firms of our trust for the possible protection of our rights;

e) judicial bodies, arbitration boards, mediation bodies and their mediators, consultants of the parties or ex officio, in case of dispute.

Personal Data provided by the User resides on a platform located within the European Union and outside the EU, and is processed with adequate safeguards based on appropriate standard contractual clauses, pursuant to Article 46 of the GDPR.

Compulsory and non- compulsory data conferment. The provision of Personal Data by the User is compulsory when necessary to allow the functionality of the App, so the failure to provide this data will not allow the proper provision of the Service and optional for what concerns the inclusion in the “free fields”.

Data Subject’s Rights. At any time, the User may exercise the right of access to Personal Data (to know the purpose of the processing, the categories of personal data processed, the recipients or categories of recipients to whom the data are communicated, whether the data have been transferred outside the EU, the period of data retention), the right to request their rectification the cancellation – in the cases provided for – the limitation of the processing or to oppose their processing, the right to request the portability of the data, as well as the right not to be subjected to an automated decision-making process, by addressing the request to the Data Controller, at the above-mentioned address of the registered office, or to the e-mail address bpi@pec.it. For a more thorough description of the rights pertaining to each data subject, please consult the following page of the website of the Guarantor for the protection of personal data: www.garanteprivacy.it/home/diritti.

Right to lodge a complaint. You also have the right to lodge a complaint with the Guarantor for the protection of personal data, if you believe that the processing of your personal data has been carried out in violation of your rights. 

Informativa sul trattamento dei dati personali 

BUSINESS PERFORMANCE INSTITUTE S.R.L. (“B.P.I.”), proprietaria di questa applicazione (“App”), intende informare coloro che utilizzano l’App attraverso telefono cellulare o tablet, in qualità di dipendenti/collaboratori (gli “Utenti”) dei clienti di BPI che hanno acquistato il servizio “Heroic Leadership Program” (il “Servizio”), sulle finalità e modalità di raccolta dei dati personali inseriti dagli Utenti o comunque ad essi riferiti e ciò nel rispetto dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”)

I dati acquisiti attraverso l’utilizzo dell’App sono i seguenti (i “Dati Personali”):

• Nome
• Cognome (non indicata nell’applicativo ma utilizzato nel file di codifica per le lavorazioni effettuate dal titolare del trattamento)
• Società di riferimento (indicata in maniera pseudonimizzata, rappresentata da codice nell’ambito dell’applicativo)
• Codici identificativi (username e password)
• Dati di autovalutazione inseriti dall’Utente
• Obiettivi prefissati dall’Utente 
• Annotazione dell’Utente

Titolare del trattamento. Titolare del trattamento è la società BUSINESS PERFORMANCE INSTITUTE S.R.L., con sede legale in Torino, corso Matteotti 12. 

Finalità e base giuridica del trattamento. Il trattamento dei Dati Personali dell’Utente ha come finalità esclusiva quella di dare esecuzione alle funzionalità per cui è stata sviluppata questa App, cioè per consentire a ciascun Utente di effettuare un’autovalutazione sui livelli energetici di lavoro giornalmente conseguiti sulla base degli obiettivi che ciascun Utente si prefissa quotidianamente di raggiungere, nonché di monitorare il proprio andamento dei livelli di energia lavorativa conseguiti.

Questo trattamento non necessita di consenso da parte dell’Utente, in quanto ciò che lo rende lecito è l’esecuzione di un obbligo contrattuale proprio del Titolare del trattamento verso il cliente che ha acquistato il Servizio, e ciò ai sensi dell’art. 6.1, lett. b) del GDPR.

Pertanto, i Dati Personali non saranno utilizzati per finalità diverse, soprattutto per finalità di tracciamento o di direct marketing.

Modalità del trattamento. I  Dati Personali saranno trattati in forma cartacea ed elettronica, nel rispetto della normativa citata, utilizzando misure di sicurezza atte a garantire la loro riservatezza e ad evitare la perdita, la distruzione, la modifica, l’accesso abusivo o la divulgazione non autorizzata dei Dati Personali. Più in particolare, dal momento che l’App sarà ospitata su server di terzi fornitori di BPI, in modalità cloud, i Dati Personali dell’Utente verranno pseudonimizzati, in moda tale che le informazioni inserite dall’Utente non possano consentire l’identificazione dell’Utente stesso.

Inoltre, in esecuzione delle prestazioni oggetto del Servizio, i Dati Personali di autovalutazione rispetto agli obiettivi e le eventuali annotazioni inserite dall’Utente saranno conosciute solo dai dipendenti e collaboratori di BPI che saranno coinvolti nel Servizio per le attività di coaching one to one e di gruppo con l’Utente e non saranno rese accessibili ai clienti di cui l’Utente è dipendente o collaboratore, se non in forma aggregata e, quindi, totalmente anonima.

I Dati Personali saranno cancellati una volta esaurita la finalità della loro raccolta e, quindi, dopo la cessazione del contratto col cliente e, comunque, al massimo entro il termine di 2 (due) anni da tale cessazione se sarà concordato col cliente un periodo ulteriore in cui l’Utente potrà continuare ad utilizzare l’App per consultare i dati pregressi.  

Soggetti coinvolti nel trattamento. I Dati Personali sono trattati dal Titolare del trattamento, attraverso i propri soci e per il tramite dei propri dipendenti e collaboratori formalmente autorizzati al trattamento ed opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dalla normativa sul trattamento dei dati personali.

I Dati Personali non saranno in alcun modo oggetto di diffusione, ma potranno essere conosciuti dalle seguenti categorie di destinatari per l’esecuzione delle funzionalità proprie dell’App, o comunque per motivi attinenti all’utilizzo della App da parte degli Utenti,  a prescindere dal fatto che tali destinatari vengano o meno nominati responsabili del trattamento:

1. imprese incaricate della gestione dell’App e delle sue funzionalità attraverso i propri data center;
2. impresa incaricata dello sviluppo e della manutenzione dell’App;
3. altri Utenti facenti parte di una stessa edizione del programma;
4. studi legali di nostra fiducia per l’eventuale tutela dei nostri diritti;
5. organi giudiziari, collegi arbitrali, organismi di mediazione e loro mediatori, consulenti di parte o d’ufficio, in caso di contenzioso.

I Dati Personali da Lei forniti risiedono su una piattaforma ubicata all’interno dell’Unione Europea e all’esterno dell’UE, e sono trattati con garanzie adeguate sulla base di apposite clausole contrattuali tipo, ai sensi dell’art. 46 del GDPR.

Obbligatorietà o meno del conferimento. Il conferimento dei Dati Personali da parte dell’Utente è obbligatorio quando necessario per consentire le funzionalità dell’App, per cui il mancato inserimento di questi dati non potrà consentire la corretta erogazione del Servizio e facoltativo per ciò che riguarda l’inserimento nei “campi liberi”.

Diritti dell’interessato. in ogni momento, l’Utente potrà esercitare il diritto di accesso ai Dati Personali (per conoscere le finalità del trattamento, le categorie di dati personali trattati, i destinatari o categorie di destinatari cui i dati vengono comunicati, se i dati siano stati trasferiti extra UE, il periodo conservazione dei dati), il diritto di chiederne la rettifica, la cancellazione – nei casi previsti – la limitazione del trattamento o di opporsi al loro trattamento, il diritto di chiedere la portabilità dei dati, nonché il diritto di non essere sottoposto ad un processo decisionale automatizzato, indirizzando la richiesta al Titolare del trattamento, al suddetto indirizzo della sede legale, oppure all’indirizzo di posta elettronica bpi@pec.it.  Per una migliore descrizione dei diritti spettanti a ciascun interessato si può consultare la seguente pagina del sito del Garante per la protezione dei dati personali: www.garanteprivacy.it/home/diritti. 

Diritto di proporre reclamo. L’Utente ha inoltre il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati personali sia stato effettuato in violazione dei suoi diritti.